こんばんは、長田です！

本日は「昔のデータを使いまわすと…」というお話です！

会社でパソコンを使うと言えば、シフト・売上・契約書・スケジュールなど
大変多くの業務をワード・エクセル等で管理しているのが一般的です。

そんな中で日々毎回行うような業務は、毎回０から作るのではなく
基本的に統一されていているデータをみんなで共有して使うのが基本です。

例えばシフト表・交通費申請は、このエクセルファイルを開いて
入力して送ってください。という指定があるでしょう。

しかし、そんなデータもずーーっと使いまわしていると…！

★誰が作ったかわからない
１０年以上も前のデータを使いまわしていると、もうその作った人、
もしくは依頼した会社などと連絡が取れなくなるかもしれません。

すると、新しく追加したい・変更したいという時に対応できないかも…！？

さらに…

★書き換えが重なり…
本来元のデータは個人がいじれるものではありませんが、
管理が雑だと元のデータの大事なところを意図せず書き換えてしまう人も…！
すると計算式が合わないとか、うまく表示されなくなってしまう問題も

やはり１０数年も経つと、会社の移転やデータ整理などで
本来とは違った場面で使われることもあるでしょう。

データを共有して使うのは大事ですが、扱いを間違えると
どんどん変なデータになってしまうことも…！


★現代に対応できない
Flashのように、使っていたサービスが終了してしまったり、
古いデザインのまま使って時代遅れに見られることもあるかもしれません。

特にワードやエクセルの2007年前のバージョンを使いまわすと、
現代のパソコンに対応できずレイアウトが崩れてしまったり、
取引先の人に送って驚かれてしまうこともあるかもしれません。

皆が慣れているデータを使うのは一番やりやすいと思いがちですが、
こういった問題もあるので、古い社内データはいずれ現代に合わせて
作り直していくのも時には大事です。
システムが変わったときの理解のためにも、なるべく新しい世代の
システムやパソコンには少しでも慣れておきたいですねm(_ _)m

それでは、本日はここまで|・∀・)+